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Libro soci
Il Libro soci è il registro in cui sono censiti tutti gli associati a Incontro Matrimoniale e sono riportati in ordine cronologico per data di iscrizione.
E' possibile generare in modo automatico registrazioni nel libro soci sulla base delle adesioni all'associazione fatte in occasione del primo weekend.
Il Libro Soci è gestito per anno; al momento dell'accesso viene proposto l'anno corrente e l'elenco delle ultime registrazioni in ordine cronologico inverso. E' possibile selezionare un anno antecedente a quello corrente agendo sul campo “Anno”; il programma visualizza le registrazioni dell'anno selezionato.
Nell'elenco a video le registrazioni sono riportate in ordine cronologico inverso (partendo dalla più recente) per rendere più agevole il controllo delle nuove registrazoni che si dovessero aggiungere con la funzione “1. Aggiorna Libro Soci” e che avrebbero necessariamente date successive all'ultima riportata.
La gestione del Libro soci avviene operando in tre fasi:
Aggiorna Libro Soci
Numera Libro Soci
Stampa Libro Soci
Le tre funzioni devono essere svolte in sequenza controllando il risultatto ottenuto da ciascuna ed operando come descritto di seguito.
Aggiorna Libro Soci
La prima funzione di Aggiornamento del Libro Soci consiste nella creazione, in forma provvisoria (non ancora numerate), delle registrazioni di iscrizione/cancellazione avvenute nell'ultimo periodo; tali registrazioni sono generate sulla base delle partecipazioni ai Week end e alle richieste di adesione accettate. La fase di Aggiornamento assume la data di adesione ma non abbina alcun numero progressivo alla registrazione.
Il periodo considerato per generare le registrazioni va dalla data dell'ultima registrazione definitiva (numerata) alla data indicata nel campo “fino alla data” che può essere antecedente alla data odierna, ma non antecedente alla data dell'ultima registrazione numerata.
Agendo sul pulsante Aggiornamento il programma esegue una ricerca di tutte le nuove iscrizioni dell'ultimo periodo (partecipazione ai Week end di ingresso) non ancora comprese nel Libro Soci e associate ad una Delibera di accettazione da parte del Consiglio.
Inoltre sono ricercate tutte le cancellazioni (es: causa decesso) dal Libro Soci.
Il programma genera registrazioni senza numero per rispettare l'ordine cronologico, infatti la registrazione delle iscrizioni/cancellazioni può avvenire con date non consecutive.
Per questo è necessario assicurarsi che l'ultimo periodo in esame sia “stabilizzato” (tutti i weekend chiusi e le relativi delibere di accettazione nuovi soci definitive) per fare un ultima volta l'Aggiornamento e poi la Numerazione.
E' possibile “rigenerare” le registrazioni fino a quando sono NON NUMERATE indicando una data diversa da quella usata in precedenza nel campo “fino alla data” e selezionando di nuovo il pulsdante “Aggiorna Libro Soci”; il programma elimina le registrazioni presenti non numerate e le rigenera considerando la nuova data di fine.
Esempio:
Numera Libro Soci
La seconda funzione di “Numerazione del Libro Soci” applica il numero progressivo alle registrazioni non numerate, che da questo momento diventano definitive e non più eliminabili. Occorre verificare che la numerazione sia consecutiva e in ordine di data nel Libro Soci; qualora non sia così contattare la Segreteria Nazionale o inviare un messaggio a help.intranet@wwme.it
La numerazione avviene per tutte le registrazioni presenti nel Libro Soci.
Qualora si volesse nummerare solo una parte delle registrazioni presenti (ad esempio fino al 30 del mese precedente, ma non le registrazioni del mese corrente) è sufficiente impostare il campo “Fino alla data” al 30 del mese precedente e selezionare di nuovo il pulsante “Aggiornamento”. Il programma elimina le registrazioni NON NUMERATE del mese corrente, poichè superano la data che abbiamo inpostato come limite, e consente la successiva numerazione delle sole registrazioni rimaste (quelle del mese precedente).
Stampa Libro Soci
La terza funzione di “Stampa del Libro Soci” consente di generare in formato PDF la stampa del Libro Soci indicando il numero di registrazione iniziale e finale nei campi “dal numero… al numero” . In questo modo è possibile ottenere in forma cartacea la porzione del Libro Soci da stampare per la conservazione a norma.
La stampa avviene limitatamente alle registrazioni dell'anno selezionato e alle sole registrazioni numerate.
Estrai elenco Soci
La funzione “Estrai elenco Soci” è svincolata dalle precedenti e permette di ottenere l'elenco dei soci attivi alla data odierna oppure alla data indicata nel campo “Data di estrazione”; il programma produce un elenco in formato Excel con i nominativi dei Soci attivi a quella data.
Vedi anche:
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