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Nell' Area di Gestione di IM sono presenti due moduli per la tenuta di due registri istituzionali: il Libro dei soci e il Libro dei volontari non occasionali.
I due registri hanno finalità diverse ma le funzioni per la loro gestione sono molto simili e vengono descritte nelle pagine seguenti.
I termini Libro soci o Registro soci, come pure Libro volontari o Registro volontari, sono sinonimi e possono essere usati indifferentemente, un registro infatti è costituito dall'elenco cronologico (numero di registrazione e data di registrazione) delle iscrizioni e delle cancellazioni dei soci/volontari censiti. Il termine elenco invece, utilizzato più avanti, indica l'elenco dei soci/volontari attivi alla data odierna oppure ad una data indicata.
Nel libro volontari sono registrati i responsabili di alcuni servizi Nazionali e Regionali che sono considerati attività di volontariato non occasionale. A seguito della chiamata da parte dei responsabili Nazionali ad uno di questi servizi, e alla conseguente registrazione del modulo dei Responsabili dei servizi, è possibile ottenere anche la corrispondente registrazione nel libro dei volontari.