La scheda anagrafica è utilizzata in diversi contesti dell'Area di Gestione (Iscrizioni, Gestione Anagrafica, Dati personali) e permette la gestione completa dei dati di una coppia/sacerdote/singolo. E' suddivisa in diverse sezioni che raggruppano i campi come segue:

La scheda anagrafica offre la possibilità di inserire una immagine della coppia/sacerdote/singolo a cui si riferiscono i dati; ciò non è obbligatorio, ma l'ausilio di un'immagine aiuta a dare un volto ai nomi che vediamo elencati in primo luogo nella pagina dei servizi, e in tutte le ricerche anagrafiche che possiamo fare.

Se vuoi inserire una foto nella tua scheda anagrafica puoi agire in due modi:

• operare in autonomia seguendo le istruzioni;
• chiedere al Servizio Internet di zona di farlo per te.

Il campo Tipo anagrafica indica la tipologia di soggetto descritto nella scheda (sposi/fidanzati/religioso/singolo/etc…) e in base al valore di questo elemento cambia il comportamento di altri campi; ad esempio per le coppie sono attivi il nome e cognome di lui e di lei, per un sacerdote/singolo solo il cognome e nome di lui o di lei.
Per questo motivo è importante non cambiare il valore di questo campo per anagrafiche già esistenti, se non in situazioni che lo richiedono (es. coppia di fidanzati che diventa coppia di sposi); per evitare che sia modificato inavvertitamente appare a video un “Avviso” che chiede conferma quando il valore è cambiato.

Se non sei sicuro delle modifiche fatte e vuoi uscire senza cambiare alcun dato seleziona il pulsante Esci al piede della scheda.

Cognome e nome (Lui e Lei): sono i dati principali con cui si identifica la coppia/sacerdote/singolo e vanno compilati tutti. Questi campi devono contenere esclusivamente il Cognome e Nome anagrafico dei soggetti, eventuali soprannomi non devono apparire in questi campi ma possono essere riportati nei campi successivi di Soprannome.

Per uniformare la rappresentazione dei dati e superare alcuni problemi in determinate stampe, da qualche tempo è stata introdotta una conversione automatica del nome e cognome in caratteri minuscoli con le sole iniziali maiuscole, che si attiva al momento della conferma dei dati.

Le coppie di sposi appaiono a video con il solo cognome di lui, anche se il cognome di lei deve comunque essere inserito in quanto necessario in molte stampe e considerato nelle fasi di ricerca anagrafica; per i Fidanzati appaiono sempre entrambi i cognomi.
Gli eventuali soprannomi inseriti appaiono di seguito al nome fra parentesi, come era consuetudine inserirli nel sistema di IM, ma essendo in campi separati il sistema li omette laddove è necessario il solo nome anagrafico.

Per le coppie di sposi questo campo riporta la data di matrimonio, per i sacerdoti è la data di ordinazione sacerdotale.

Data e luogo di nascita: sono dati necessari per la generazione delle stampe nelle fasi iscrizione e la registrazione dei soci. Possono essere omessi durante la prima iscrizione, quando la partecipazione non è ancora confermata oppure il Servizio Iscrizione non dispone di dati certi ma ha necessità di registrare i nomi degli iscritti.
Sono obbligatori (indicati in rosso) nella fase di “Chiusura Week end”, quando il Servizio Iscrizione imposta lo stato di partecipazione (“Terminato”, “Non terminato” etc) e presumibilmente ha a disposizione le schede compilate dagli iscritti complete di tutti i dati.

Data di decesso: E' utile annotare l'eventuale decesso di un membro della coppia, questa registrazione va accompagnata con il valore del campo Tipo anagrafica (Vedovo/Vedova).

I dati di indirizzo di residenza della coppia/sacerdote/singolo e zona di appartenenza sono tutti obbligatori,
nel caso di fidanzati la scheda consente di annotare due indirizzi di residenza e due zone di appartenenza.
Nella fase di “Chiusura Week end” e sono sottoposti ad ulteriori controlli di congruenza fra località, cap e zona di appartenenza.

Sono disponibili i campi per un numero di telefono fisso, due numeri di cellulare due indirizzi e-mail e un numero di fax; questi campi possono essere utilizzati quasi a piacere, poichè spesso il telefono fisso non è più attivo, come pure il fax e questi campi possono ospitare un numero di cellulare. Nella compilazione di questi campi occorre tenere conto che:

• il numero di telefono fisso è preso come recapito visualizzato negli elenchi a video, ed è importante che sia valorizzato soprattutto se si è titolari di un servizio;
• allo stesso modo l'indirizzo email 1 è preso come riferimento e visualizzato negli elenchi a video.
  L'indirizzo email 1 è anche utilizzato per la sicronizzazione degli utenti fra i vari sistemi di IM e perciò deve essere un indirizzo personale, non può essere un indirizzo di tipo “@wwme.it”;
• Questi recapiti (telefono e email) sono visibili solo a coloro che accedono con proprio utente e password all'Area di Gestione e quindi non di pubblico dominio, ma disponibili ai membri della Comunità di Incontro Matrimoniale per gli scopi della Associazione.
• Nel caso di coppie Responsabili dei servizi Iscrizione o Segreteria che curano le iscrizioni ai Weekend pubblici il numero di telefono potrebbe essere pubblicato nel calendario dei Weekend nel sito Internet di Incontro Matrimoniale, se non è stato attivato un telefono di servizio.

La spunta è la stessa presente nell'informativa della privacy;
E' riportato il tipo di scheda sottoscritta a suo tempo di consenso al trattamento dei dati.

Nella gestione dei dati anagrafici, limitatamente alla fase di iscrizione ad un Weekend, è possibile memorizzare una breve annotazione (fino ad un massimo di 250 caratteri) che verrà riportata nell'elenco per il Team guida dell'evento. All'interno di tale annotazione NON devono essere presenti “dati sensibili” definiti come segue nel “Regolamento sulla privacy” dell'Associazione APRF e nell' art 9 del GDPR:
“dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona.”

I responsabili del Servizio Iscrizione sono chiamati a porre particolre attenzione al rispetto di queste indicazioni.

Di seguito ai dati del versamento quota è presente il pulsante Invia Ricevuta. L'associazione di APRF non ha l'obbligo di emettere ricevute fiscali, tuttavia, per dare risposta alla richiesta che talvolta gli iscritti avanzano, è stata predisposta a una funzione che permette di generare una ricevuta elettronica e di inviarla, via mail, agli interessati.

Nella scheda anagrafica di una coppia iscritta al Weekend, accanto al pulsante Invia Ricevuta, è riportata l'indicazione di stato della ricevuta che normalmente è “non emessa”. Si tratta semplicemente di un dato informativo, non presuppone che la ricevuta debba essere necessariamente emessa in quanto, come detto, non ne sussiste l'obbligo. Se la ricevuta è stata emessa è riportato qui il numero della ricevuta e la data di invio.

Premendo il pulsante Invia Ricevuta il sistema genera la ricevuta elettronica che riporta i dati degli iscritti, l'importo versato, il numero e la data di registrazione. La ricevuta viene automaticamente inviata via mail alla coppia iscritta e al responsabile delle iscrizioni che sta operando sul gestionale. A video viene dato immediatamente un riscontro sull' esito dell'operazione con un messaggio che riporta gli estremi della ricevuta e l'indicazione di avvenuto invio via mail.

Se per qualche motivo il sistema non riesce ad emettere la ricevuta, ad esempio perché l'importo non è valorizzato o per altra anomalia, apparirà un messaggio “ricevuta non emessa” con l'indicazione dell'anomalia riscontrata. Se la ricevuta è emessa ma l'invio via mail fallisce, ad esempio per mancanza degli indirizzi email o per temporanea mancanza del servizio di posta, si avrà l'indicazione di ricevuta emessa ma non inviata. In tal caso l'invio può essere effettuato in un secondo momento, una volta risolte le cause del mancato invio, premendo nuovamente il pulsante INVIA RICEVUTA. Ogni volta che si preme il pulsante INVIA RICEVUTA, quando vi è l'indicazione di ricevuta già emessa, questa sarà inviata di nuovo agli indirizzi dei destinatari.

L'emissione di una ricevuta blocca la possibilità di modificare i dati del versamento della quota associativa (importo, data del versamento e tipo di versamento). Ne consegue che non sarà più possibile cancellare l'importo versato, e quindi non sarà possibile eliminare la coppia dal weekend ma potrà essere solo spostata ad un altro weekend. L'annullamento della ricevuta non è previsto, qualora la quota debba essere restituita sarà compito del Servizio Finanziario procedere al rimborso.

Pulsante Salva permette di salvare i dati eventualmente modificati. Se non è tua intenzione modificare alcun dato, ma hai solo consultato la scheda anagrafica seleziona il pulsante Annulla che ti assicura di uscire senza registrare alcun dato.
Pulsante Salva con controlli permette di salvare i dati operando alcuni controlli sulla località e la zona di appartenenza.
Pulsante Annulla permette di uscire senza modificare i dati della Scheda.
Pulsante Gestione Incarichi permette di accedere alla videata di Gestione incarichi per l'anagrafica corrente.

Gestione Anagrafica

Ricerca anagrafica

Inserire la foto nella scheda anagrafica.

Statistiche

Esportazione dati

Anagrafiche che variano nel tempo