La funzione di Pseudonimizzazione delle Anagrafiche è disponibile solo ad alcuni profili abilitati ed ha lo scopo di ottemperare all'obbligo sancito dalla normativa sulla privacy secondo cui i dati dei soggetti che non hanno più contatti con l'Associazione di I.M. da oltre dieci anni devono essere rimossi.

La funzione di Pseudonimizzazione è predisposta con l'intento di permettere ai responsabili di Zona e Regione di consultare, con un certo anticipo, l'elenco delle anagrafiche che saranno “pseudonimizzate”, cioè rese irriconoscibili.

Le fasi della Pseudonimizzazione si articolano come segue:

1. Il Responsabile Nazionale del trattamento dei dati imposta la data della “Prossima pseudonimizzazione” delle anagrafiche (es: 01 marzo 2020) e la registra nell' Area di Gestione; quindi ne dà comunicazione al Team Nazionale ed ai Responsabili di Regione che a loro volta inoltrano la comunicazione ai Responsabili di Zona.
2. I responsabili di Zona o Regione, informati in tal senso, accedono al modulo “Gestione Anagrafica” e quindi “Statistiche” e possono lanciare la statistica “Prossima pseudonimizzazione” per ottenere l'elenco delle anagrafiche della propria Zona o Regione che saranno “pseudonimizzate”.
3. La Statistica “Prossima pseudonimizzazione” prende come riferimento la data impostata dal Responsabile Nazionale del trattamento dei dati ed estrae tutte le anagrafiche che, nei dieci anni precedenti, non hanno avuto contatti con l'Associazione di I. M. (non hanno partecipato ad alcun Weekend, non hanno versato quote, non hanno avuto servizi o incarichi etc…) e quindi saranno “pseudonimizzate”, cioè rese irriconoscibili.
4. Qualora i responsabili di Zona o Regione valutino che alcune anagrafiche non devono essere pseudonimizzate possono intervenire contattando le coppie/sacerdoti/singoli individuati e chiedere loro di sottoscrivere una Scheda Privacy aggiornata; quindi impostano tali anagrafiche come “coppia attiva” così da escluderle dalla pseudonimizzazione programmata (vedi Gestione incarichi) . Per verificare che tali anagrafiche siano effettivamente escluse i Responsabili possono ripetere l'estrazione da “Statistiche” e controllare che queste non appaiano più nell'elenco “Prossima pseudonimizzazione”. Si noti che non è necessario che la coppia paghi la quota se semplicemente vuole mantenere i propri riferimenti per essere eventualmente contattata, ad esempio nelle ricorrenze decennali, ecc.
5. Allo scadere della data prefissata il Responsabile Nazionale avvia l'operazione di “Pseudonimizzazione” che si applicherà alle anagrafiche elencate.