Allo scopo di mantenere la base dati coerente è importante evitare che si verifichino situazioni di duplicazione delle anagrafiche, cioè che siano registrati più volte i dati dello stesso soggetto.
Quindi è importante che i Responsabili dei Servizi Iscrizione prestino particolare attenzione a questo aspetto utilizzando in modo opportuno i due pulsanti “Nuova coppia” e “Scegli coppia” presenti nei moduli di “Iscrizione/Conlusione Weekend”.

Nuova coppia
Il Servizio Iscrizione che iscrive una coppia al Weekend Sposi, e non ha elementi riguardo a precedenti esperienze con IM di quella coppia inserisce i dati con la funzione “Nuova coppia” determinando l'inserimento di un nuovo soggetto nel sistema di Gestione.

Scegli coppia
Il Servizio Iscrizione che iscrive una coppia al Weekend Sposi, ed è a conoscenza del fatto che la stessa coppia ha partecipato in precedenza ad altri eventi (es: al Weekend fidanzati) si avvale del pulsante “Scegli coppia”, e imposta la scelta sul tipo Weekend “Fidanzati” per acquisire i dati della coppia già presente nella base dati.
Naturalmente i dati della coppia di fidanzati dovranno essere aggiornati con quelli della coppia attuale (Tipologia: Sposi, indirizzo di residenza unico, recapiti telefonici e email) ma l'anagrafica deve essere unica.

Le situazioni di doppio inserimento tuttavia possono capitare per vari motivi, e nel sistema di IM vengono effettuati opportuni controlli per mettere in evidenza i casi da verificare.

Il sistema rileva le situazioni di “possibile duplicazione” basandosi non solo sulla corrispondenza di nome e cognome, ma anche su numeri di telefono e indirizzi email. Le corrispondenze rilevate sono registrate in un elenco e segnalate per le successive verifiche.

Nel modulo di Iscrizione/conclusione weekend viene evidenziata al Servizio iscrizione la presenza di una “possibile duplicazione” attraverso un messaggio di colore rosso.
Un apposito pulsante in corrispondenza della anagrafica permette di consultare le informazioni di dettaglio e valutare se si tratta di effettiva duplicazione della stessa anagrafica oppure di una “falsa segnalazione” (es: due coppie che si iscrivono insieme e forniscono lo stesso numero di cellulare).

Selezionando il pulsante “Dettagli” viene riportata in primo piano la situazione delle anagrafiche che “potrebbero riguardare lo stesso soggetto”.
Nella videata di dettaglio sono messi in evidenza:

1. l'anagrafica corrente (colore rosso), cioè quella presente nel Weekend che si sta gestendo;
2. l'altra anagrafica (colore blu), cioè quella presente nella base dati che potrebbe riportare i dati dello stesso soggetto.

Per ciacuna delle due anagrafiche rappresentate sono riportati:

1. Il codice dell'anagrafica per comprendere meglio il fatto che sono due elementi distinti pur riportando gli stessi dati, in particolare l'anagrafica corrente ha il codice riportato anche in alto accanto al titolo.
2. Il cognome e nome dei soggetti (coppie/religiosi/singoli), da cui è facile evincere se si tratta di “falsa segnalazione” o se si tratta di “duplicazione”.
3. I dati dei Weekend a cui le coppie hanno partecipato o a cui sono iscritte; per comprendere quale anagrafica è presente da più tempo e va assunta anche per le nuove iscrizioni.

Va detto che non tutte le segnalazioni di duplicazione sono gestibili in autonomia dal Servizio Iscrizione, pertanto il criterio da adottare nella prima valutazione di una segnalazione è il seguente:

La segnalazione rappresenta una duplicazione VERA (i nomi sono gli stessi) oppure i soggetti nelle anagrafiche sono evidentemente diversi per cui la segnalazione è manifestamente FALSA?

1. in caso di segnalazione manifestamente FALSA inviare un messaggio mail alla casella help.intranet@wwme.it chiedendo di annullare la segnalazione e proseguire il normale lavoro di gestione del Week end. Le FALSE segnalazioni NON incidono sulla Gestione del Weekend e la produzione delle stampe.
2. in caso di segnalazione VERA (uno dei nominativi delle due anagrafiche oppure entrambi i nominativi sono effettivamente della stessa persona) fare un ulteriore valutazione:
   le due anagrafiche (vecchia e nuova) sono dello stesso tipo (entrambe riferite a coppie o entrambe riferite a singoli)?
   a) Se le due anagrafiche (vecchia e nuova) sono dello stesso tipo (Fidanzati/Sposi oppure Singolo/Religioso) il Servizio Iscrizione può eliminare quella appena inserita e utilizzare quella presente dal precedente Week end.
   b) Se le due anagrafiche (vecchia e nuova) NON sono dello stesso tipo (Fidanzati/Choice oppure Singolo/Sposi) il Servizio Iscrizione NON può eliminare nessuna delle due anagrafiche e quindi si limita a segnalare la cosa a help.intranet@wwme.it come al puno precedente.

Con questi elementi il Responsabile del servizio Iscrizioni dovrebbe riuscire ad interpretare correttamente la situazione e intraprendere le opportune azioni.

Di seguito sono descritti alcuni casi di esempio anche se non comprendono tutte le possibili casistiche.

Uno dei casi più frequenti è dato dalle coppie di Fidanzati che dopo qualche anno si iscrivono al Weekend Sposi. Se viene rilevata una duplicazione di anagrafica sarà visibile a sinistra l'anagrafica corrente (rosso) con i dati del Weekend Sposi attuale e lo stato “Iscritto”, e l'altra anagrafica (blu) con i dati del precedente Weekend Fidanzati e lo stato “Terminato”.

In questo caso è facile intuire che l'iscrizione al Weekend Sposi ha determinato la duplicazione della anagrafica; per correggere questa situazione è necessario:

1. annotare i dati di iscrizione al Weekend corrente, in particolare l'indirizzo, i numeri di telefono, le email, le note di iscrizione.
2. eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente.
3. inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione “Scegli coppia” e cercare la coppia impostando la ricerca su “Fidanzati”.
4. nella scheda anagrafica della coppia cambiare il “Tipo Anagrafica” da “Fidanzati” a “Sposi”.

Altrettanto frequente è il caso di coppie di Fidanzati che si iscrivono a due o più Weekend per carenza di posti. Talvolta è lo stesso Servizio Iscrizione a mettere in atto questa pratica per garantire una partecipazione alla coppia prima del matrimonio, altre volte sono le coppie che si rivolgo a zone diverse ottenendo una doppia iscrizione.

A prescindere dalla correttezza o meno di questa pratica, è importante chiarire che anche una doppia iscrizione deve essere riferita alla stessa anagrafica, mai ad una duplicazione di dati.
In altre parole, la stessa coppia può essere iscritta a Weekend diversi, ma sempre con lo stesso codice di anagrafica.

Se viene rilevata una duplicazione di anagrafica di questo tipo saranno visibili nel “Dettaglio” le due anagrafiche (l'anagrafica corrente in rosso e l'altra anagrafica in blu), entrambe con lo stato “Iscritto”.

In un caso come questo, in cui nessuna delle due anagrafiche ha più “storia” rispetto all'altra è indifferente quale delle due venga assunta per buona. Ciascuno dei Servizi Iscrizione può decidere di eliminare la propria (non è buona pratica intervenire sui dati di altre zone), e reinsere l'iscrizione agendo come segue:

1. annotare i dati di iscrizione al Weekend corrente, in particolare l'indirizzo, i numeri di telefono, le email, le note di iscrizione, potremmo avere più dati rispetto all'altra anagrafica.
2. eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente.
3. inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione “Scegli coppia” e cercare la coppia impostando la ricerca su “Fidanzati”.

Anche l'iscrizione al Weekend Famiglia (o altri tipi di Weekend) è spesso occasione di duplicazioni, poiché sono ammesse sia coppie interne a IM, sia le nuove coppie.

La situazione che si verifica in questi casi riporta l'anagrafica corrente (rosso) con il solo Weekend Famiglia e lo stato Iscritto, e l'altra anagrafica (blu) con tutti i Weekend precedenti.

La scelta obbligata per il Servizio Iscrizione è ancora quella di:

1. Annotare i dati dell'iscrizione corrente.
2. eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente.
3. inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione “Scegli coppia” e cercare la coppia impostando la ricerca su “Sposi”.

Meno frequente ma pur sempre possibile è il caso di un ragazzo/a che ha già partecipato ad un Week end Choice e decide di iscriversi ad un secondo Week end Gran Choice o Single. Se viene rilevata una duplicazione di anagrafica sarà visibile a sinistra l'anagrafica corrente (rosso) con i dati del Weekend attuale e lo stato “Iscritto”, e l'altra anagrafica (blu) con i dati del precedente Weekend e lo stato “Terminato”.

In questo caso è facile intuire che l'iscrizione al Weekend attuale ha determinato la duplicazione della anagrafica; per correggere questa situazione è necessario:

1. annotare i dati di iscrizione al Weekend corrente, in particolare l'indirizzo, i numeri di telefono, le email, le note di iscrizione.
2. eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente.
3. inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione “Scegli coppia” (anche se non si tratta di scegliere una coppia) e cercare il partecipante impostando la ricerca sul tipo del precedente Weekend (es: “Choice”).
4. ignorare l'avviso a video “…la funzione <SCEGLI COPPIA> si usa unicamente per inserire le coppie UDITORI…” in quanto stiamo gestendo una situazione di duplicazone.

Vi sono situazioni in cui la duplicazione riguarda anagrafiche che non possono essere unite, come ad esempio:

• un ragazzo che ha fatto il Weekend Choice e si iscrive ad un Weekend Fidanzati.
• un ragazzo che si iscrive a Choice ma ha qualche dato coincidente con i genitori che hanno fatto il Weekend sposi.
• una persona vedova che ha fatto il Weekend Sposi e si iscrive ad un Weekend per Singoli.

Il sistema di IM rileva la presenza di dati coincidenti e riporta l'anagrafica corrente (rosso) con il solo Weekend attuale e lo stato Iscritto, e l'altra anagrafica (blu) con tutti i Weekend precedenti.

In questi casi il Servizio Iscrizione non può risolvere la segnalazione operando come descritto i precedenza poichè nessuna delle due anagrafiche può essere eliminata ed è giusto che rimangano entrambe.

Le azioni possibili per il Servizio Iscrizione sono quelle di:

• prendere nota dell'informazione per evidenziarla al Team se di interesse.
• continuare ad operare poichè la segnalazione non ha alcun effetto sulla gestione delle iscrizioni e delle stampe.
• la segnalazione può essere gestita (risolta) solo da un amministratore.
• è corretto segnalare la cosa a help.intranet@wwme.it ma non è obbligatorio perchè la segnalazione è vista anche dagli amministratori.