Ogni addetto Responsabile di un servizio che accede ai sistemi informativi di I.M. sottoscrive una “Lettera di incarico” che è requisito indispensabile per poter accedere alla funzioni di trattamento dati previste per il servizio stesso (consultazione, ricerca, stampa, modifica dei dati).

Pertanto il Sistema Area di Gestione invita i Responsabili chiamati a svolgere un nuovo servizio a stampare la “Lettea di incarico” e ad inviarla alla Sede Nazionale per la registrazione. Infatti, solo a registrazione avvenuta sarà possibile per il nuovo servizio accedere alle funzioni dell'Area di Gestione.

Il modulo “Registrazione Lettere di Incarico” svolge una duplice funzione:

• per il servizio Segreteria Nazionale: consente di registrare la data di ricevimento delle lettere di incarico spedite dai nuovi servizi (di zona, regione o nazionali);
• per i servizi Internet Regionali e di Zona: consente di consultare le lettere di incarico generate e controllare quali fra queste risultano “Registrate”.

La ricerca delle lettere da registrare/consultare può avvenire indicando il Cognome e nome dell'addetto oppure indicando il “Codice Operatore” riportato sulla lettera. Possono essere elencate due lettere per coppia, infatti l'incarico è nominativo e deve essere associato ad uno solo dei componenti della coppia, di norma una sola delle due lettere viene registrata. Il Servizio “Segreteria Nazionale” è abilitato ad indicare in corrispondenza di ogni “Lettera di incarico” elencata la “Data di Registrazione”, cioè la data di ricevimento della lettera presso la Sede Nazionale. Questa operazione abilita le funzioni dell'Area di Gestione per il servizio che ha inviato la lettera.

Il modulo “Registrazione Lettere di Incarico” permette di ottenere tre tipi di elenchi: Elenco dei Responsabili dei servizi con indicazione del livello della lettera e se presente “Nessuna Lettera”, “Lettera stampata” oppure “Lettera registrata” Responsabili senza lettera di incarico: per elencare tutti coloro che ancora non hanno Stampato una lettera. I Servizi Internet di zona o di Regione possono controllare quali responsabili dei servizi non hanno generato la lettera. Responsabili con lettera di incarico di livello insufficiente: elenca i responsabili che hanno una lettra di incarico non adeguata al livello del servizio che sono chiamati a svolgere.