Iscrizione/Conclusione Weekend

Il modulo di Iscrizione/Conclusione Weekend consente di gestire le fasi principali svolte dal Servizio Iscrizione:

• Iscrizione: la registrazione degli iscritti ad un Weekend.
• stampe: predisposizione di tutti i moduli necessari al weekend (locandine, elenchi, cartellini…)
• Chiusura Weekend: registrazione della conclusione del weekend con lo stato di partecipazione e il versamento della Quota Associativa di ciascun iscritto.

Quando si accede ad un modulo iscrizione conclusione weekend l'utente è chiamato a scegliere dapprima la modalità di Iscrizione o Chiusura Weekend.

Le due modalità differiscono per alcuni aspetti:

• nella modalità Iscrizione il programma riduce controlli permettendo inserimenti di anagrafiche con dati minimi.
• nella modalità Chiusura è obbigatorio registrare per ciascun iscritto lo Stato di Partecipazione, che indica la avvenuta conclusione del weekend o meno, e il versamento della Quota Associativa. Inoltre in fase di conferma dei dati vengono attivati controlli più completi per assicurare la corretta registrazione dell'anagrafica.
• entrambe le modalità permettono di stampare la modulistica prevista per il Weekend.

Dopo aver selezionato la fase di iscrizione e scelto il Weekend che si intende gestire si accede all'elenco degli iscritti eventualmente già inseriti per il Weekend. L'iserimento di nuovi iscritti si effettua selezionando i pulsanti “Nuova coppia”, per inserire una coppia/sacerdote che ancora non esiste in anagrafica, oppure “Scegli coppia” per inserire una coppia o sacerdote chè è già presente nella anagrafica di IM perchè ha già partecipato ad un precedente Weekend.

Per ciascuna coppia/sacerdote/singolo già inserito sono presenti tre pulsanti:

• Modifica: per accedere alla scheda anagrafica e gestire i dati.
• Elimina: per eliminare l'anagrafica dal Weekend.
  Se elimina una anagrafica di “prima iscrizione”, quindi NON presente in nessun altro Weekend, questa non solo verrà scollegata dal Weekwnd corrente, ma verrà anche cancellata sistema di IM.
  Se si elimina una anagrafica collegata ad altri Weekend questa verrà solo rimossa dal Weekend corrente ma non cancellata dal sistema di IM.
  Il pulsante Elimina non è disponibile quando è registrato l'importo della Quota Associativa oppure è impostato lo Stato Partecipazione in Chiusura Weekend.
• Sposta: per spostare l'anagrafica in un altro Weekend che l'utente dovrà indicare.
  La funzione Sposta preserva tutti i dati anagrafici inseriti ed anche il versamento della Quota Associativa se già registrato, pertanto è da preferire alle operazioni di Elimnazione da un Weekend e reinserimento in un altro Weekend.

I pulsanti “Elimina” e “Sposta” non sono disponibili se per la coppia è già stato impostato la Stato di partecipazione “Presente”.

Nell'elenco degli iscritti sono comprese le seguenti colonne:

• Cognome e nome della coppia/sacerdote/sinolo iscritto
• Data di matrimonio/ordinazione (nel caso di fidanzati è la data di matrimonio prevista, se nota)
• Zona IM di appartenenza
• Situazione della Quota associativa indica se si tratta di prima iscrizione e, qualora la coppia non sia alla sua prima iscrizione ad un Week end di IM, indica se è stata versata la quota associativa o non versata per l'anno corrente.
• Partecipazione indica lo stato di partcipazione della coppia/sacerdote/singolo che in fase di iscrizione è sempre “Iscritto”, ad eccezione di coloro che partecipano al Week end come “Uditori”. Lo stato di Partecipazione è impostato nella fase di chiusura del Week end e può assumere i valori di “Terminato”, “Non terminato”, “Assente” oppure “Uditore”.
• Coppia accoglienza riporta il nome della coppia accoglienza.

Sotto l'elenco degli iscritti sono presenti alcuni pulsanti per le seguenti funzioni:

Torna all'elenco dei Weekend per selezionarne un altro.

Inserimento di una coppia che ancora non esiste nella anagrafica.

Inserimento di una coppia che è già in anagrafica in quanto ha partecipato ad un precedente Weekend. Contestualmente alla selezione di una coppia/sacerdote/singolo è possibile indicare se partecipa come iscritto oppure come “Uditore”.

Permette al Servizio Iscrizione di inserire fra i dati del Weekend alcune informazioni che non erano note al momento della registrazione del Weekend.

• Indicare la coppia che gestisce l'iscrizione (e che sarà pubblicata nel calendario su Internet)
• Indicare la parrocchia delle coppie guida o la diocesi del sacercote guida; informazioni che sono stampate negli attestati di partecipazione dei fidanzati.
• Indicare lo stato di Weekend Completo nel calendario pubblicato sul sito internet.

Per gestire queste informazioni il pulsante Dati Team dà accesso ad una versione ridotta del modulo Gestione Weekend.

Attiva la funzione di Assegnazione stanze dove indicare il numero di stanza (max 10 caratteri) per ciascuna coppia.
Alcune stampe previste per il Weekend si basano sulla compilazione di questa sezione.

Questo pulsante attiva la funzione Quote associative che consente di gestire in un unico elenco i dati di versamento delle quote associative e che saranno riportati nel Modello 4 a fine Weekend.
I dati di versamento delle quote associative possono essere registrati in fase di iscrizione se versate in anticipo; saranno richiesti obbligatoriamente in fase di chiusura del Weekend al venerdì sera.

Il modulo di “Iscrizione/conclusione Weekend” permette di produrre diverse stampe basate sull'elenco degli iscritti; alcune di queste in formato fisso (pdf), altre in formato gestibile in MS Word. Tutte le stampe solo selezionabili dalla “lista a discesa” a piede video e si generano premendo il pulsante “Anteprima”.

In preparazione del Weekend occorre produrre tutte le stampe necessarie per l'evento:

• Elenco per il Team
• Cartellini personali
• Segnaposto tavoli
• Locandine stanze
• Attestati (Weekend Fidanzati)
• Etichette bustone
• Assegnazione stanze
• Elenco per la Questura

Nella lista a discesa delle stampe per il Weekend, sono presenti due voci di scelta: “Rubrica GMAIL Iscritti” e “Rubrica GMAIL Accoglienza”.
Queste due voci permettono di ottenere un elenco degli indirizzi e-mail degli iscritti, oppure un elenco degli indirizzi e-mail delle coppie accoglienza, in un formato che può essere importato nei contatti di GMAIL.

Terminato il Weekend è importante produrre:

• il Modello 4 in formato Excel, con le quote anticipate dagli iscritti, da inviare al Servizio Finanziario
• gli Attestati di partecipazione nel caso di Weekend Fidanzati, questi devono essere firmati dal TEAM che ha donato il Weekend perciò può essere necessario renderli disponibili già la domenica sera a fine Weekend.
• la Copertina Schede Privacy che deve accompagnare le schede di consenso al trattamento dei dati raccolte nella fase di iscrizione e da inviare alla Sede Nazionale.

La fase di chiusura ricalca la stessa operatività della fase di iscrizione, ma in questa fase il salvataggio delle schede anagrafiche delle singole coppie richiede obbligatoriamente:

• l'inserimento dei dati obbligatori non inseriti in fase di prima iscrizione (es: dati di nascita);
• l'indicazione del versamento della quota associativa nella sezione Dati Modello 4.
• l'impostazione dello Stato di partecipazione della coppia/singolo/sacerdote;

Il versamento della quota associativa va indicato nei campi della sezione Dati Mod. 4 specificando obbligatoriamente:

• l' importo versato; per chi è assente o non versa va inserito il valore 0;
• la data di versamento (obbligatoria solo se l'importo versato è diverso da 0);
• il tipo di versamento (obbligatorio solo se l'importo versato è diverso da 0);
• eventuali note che riguardano il versamento o il motivo del mancato versamento (non obbligatorio).
  Nel campo note NON è necessario riportare per esteso lo stato di partecipazione o il tipo di versamento; queste informazioni sono aggiunte automaticamente in fase di generazione del Modello 4 in formato Excel, e risulterebbero quindi duplicate.

I dati di versamento della quota associativa sono qui gestiti singolarmente per la anagrafica corrente. Possono essere visualizzati e gestiti in una unica videata tramite il pulsante Quote associative presente nel piede dell'elenco degli iscritti.

Lo stato di partecipazione può assumere i seguenti valori:

• Presente se la coppia/sacerdote/singolo è presente al venerdì sera e quindi partecipa al Weekend versando contestualmente la quota associativa.
  Da settembre 2022 lo stato Presente sostituisce le precedenti opzioni Terminato e Terminato con Rookie; si assume così che la chiusura delle iscrizioni è fatta già al venerdì sera e non più nei giorni o nelle settimane successive come accadeva in precedenza.
• Non terminato: qualora la coppia abbandoni il Weekend prima della fine è compito del Servizio iscrizione correggero lo stato, impostato il venerdì sera, da Presente a Non Terminato.
• Assente: se la coppia non si presenta al Weekend pur essendo iscritta.
• Uditore: se la coppia partecipa in qualità di uditore. Questo tipo di partecipazione dovrebbe essere scelto già nella fase di iscrizione con il pulsante “Aggiungi coppia”

Assegnazione stanze

Gestione Weekend

Weekend pubblici

Iscritti al Weekend

Gestione degli Uditori