====== Anagrafiche duplicate ====== Allo scopo di mantenere la base dati coerente è importante evitare che si verifichino situazioni di duplicazione delle anagrafiche, cioè che siano registrati più volte i dati dello stesso soggetto.\\ Quindi è importante che i Responsabili dei Servizi Iscrizione prestino particolare attenzione a questo aspetto utilizzando in modo opportuno i due pulsanti "**Nuova coppia**" e "**Scegli coppia**" presenti nei moduli di "**Iscrizione/Conlusione Weekend**".\\ **Nuova coppia**\\ Il Servizio Iscrizione che iscrive una coppia al Weekend Sposi, e non ha elementi riguardo a precedenti esperienze con IM di quella coppia inserisce i dati con la funzione "**Nuova coppia**" determinando l'inserimento di un nuovo soggetto nel sistema di Gestione. **Scegli coppia**\\ Il Servizio Iscrizione che iscrive una coppia al Weekend Sposi, ed è a conoscenza del fatto che la stessa coppia ha partecipato in precedenza ad altri eventi (es: al Weekend fidanzati) si avvale del pulsante "**Scegli coppia**", e imposta la scelta sul tipo Weekend "**Fidanzati**" per acquisire i dati della coppia già presente nella base dati.\\ Naturalmente i dati della coppia di fidanzati dovranno essere aggiornati con quelli della coppia attuale (Tipologia: Sposi, indirizzo di residenza unico, recapiti telefonici e email) ma l'anagrafica deve essere unica. Le situazioni di doppio inserimento tuttavia possono capitare per vari motivi, e nel sistema di IM vengono effettuati opportuni controlli per mettere in evidenza i casi da verificare. ===== Segnalazioni di "possibile duplicazione" ===== Il sistema rileva le situazioni di "**possibile duplicazione**" basandosi non solo sulla corrispondenza di nome e cognome, ma anche su numeri di telefono e indirizzi email. Le corrispondenze rilevate sono registrate in un elenco e segnalate per le successive verifiche. Va considerato che fra i dati gestiti non è presente un elemento univoco (quale potrebbe essere ad esempio il codice fiscale) che permetta di individuare rapidamente e con certezza la doppia registrazione dello stesso soggetto.\\ Il semplice confronto fra cognome e nome potrebbe risultare poco affidabile, considerando che il controllo va fatto su due cognomi e due nomi (lui e lei) aumentando la probabilità di fallire la corrispondenza.\\ Vengono pertanto confrontati anche **numeri di telefono** e **indirizzi email**, con la possibilità che siano rilevate corrispondenze anche fra soggetti diversi; per questo motivo usiamo il termine di "**possibile duplicazione**", perchè ogni segnalazione deve essere visionata e interpretata da un operatore. Nel modulo di **Iscrizione/conclusione weekend** viene evidenziata al Servizio iscrizione la presenza di una "**possibile duplicazione**" attraverso un messaggio di colore rosso.\\ Un apposito pulsante in corrispondenza della anagrafica permette di consultare le informazioni di dettaglio e valutare se si tratta di **effettiva duplicazione** della stessa anagrafica oppure di una "**falsa segnalazione**" (es: due coppie che si iscrivono insieme e forniscono lo stesso numero di cellulare). {{:gestionale:anagrafiche:segnalazione.png?800|}} {{:gestionale:anagrafiche:dettaglio.png?400 |}}Selezionando il pulsante "**Dettagli**" viene riportata in primo piano la situazione delle anagrafiche che "**potrebbero riguardare lo stesso soggetto**".\\ Nella videata di dettaglio sono messi in evidenza: - l'**anagrafica corrente** (colore rosso), cioè quella presente nel Weekend che si sta gestendo; - l'**altra anagrafica** (colore blu), cioè quella presente nella base dati che potrebbe riportare i dati dello stesso soggetto. Per ciacuna delle due anagrafiche rappresentate sono riportati: - **Il codice dell'anagrafica** per comprendere meglio il fatto che sono due elementi distinti pur riportando gli stessi dati, in particolare l'anagrafica corrente ha il codice riportato anche in alto accanto al titolo. - **Il cognome e nome dei soggetti** (coppie/religiosi/singoli), da cui è facile evincere se si tratta di "**falsa segnalazione**" o se si tratta di "**duplicazione**". - **I dati dei Weekend** a cui le coppie hanno partecipato o a cui sono iscritte; per comprendere quale anagrafica è presente da più tempo e va assunta anche per le nuove iscrizioni. ===== Valutare le segnalazioni di "possibile duplicazione" ===== Va detto che non tutte le segnalazioni di duplicazione sono gestibili in autonomia dal Servizio Iscrizione, pertanto il criterio da adottare nella prima valutazione di una segnalazione è il seguente: **La segnalazione rappresenta una duplicazione VERA (i nomi sono gli stessi) oppure i soggetti nelle anagrafiche sono evidentemente diversi per cui la segnalazione è manifestamente FALSA?** - in caso di segnalazione **manifestamente FALSA** inviare un messaggio mail alla casella [[help.intranet@wwme.it]] chiedendo di annullare la segnalazione e proseguire il normale lavoro di gestione del Week end. Le FALSE segnalazioni NON incidono sulla Gestione del Weekend e la produzione delle stampe. - in caso di segnalazione **VERA** (uno dei nominativi delle due anagrafiche oppure entrambi i nominativi sono effettivamente della stessa persona) fare un ulteriore valutazione: \\ **le due anagrafiche (vecchia e nuova) sono dello stesso tipo (entrambe riferite a coppie o entrambe riferite a singoli)?** \\ a) Se le due anagrafiche (vecchia e nuova) **sono dello stesso tipo** (Fidanzati/Sposi oppure Singolo/Religioso) il Servizio Iscrizione può eliminare quella appena inserita e utilizzare quella presente dal precedente Week end. \\ b) Se le due anagrafiche (vecchia e nuova) **NON sono dello stesso tipo** (Fidanzati/Choice oppure Singolo/Sposi) il Servizio Iscrizione NON può eliminare nessuna delle due anagrafiche e quindi si limita a segnalare la cosa a help.intranet@wwme.it come al puno precedente. ATTENZIONE! Anche nel caso di due anagrafiche di coppie (quindi dello stesso tipo), ma in cui solo Lui o solo Lei non sono la stessa persona (Fidanzato/a con un partner diverso) si adotta il criterio di segnalazione è **manifestamente FALSA**. Con questi elementi il Responsabile del servizio Iscrizioni dovrebbe riuscire ad interpretare correttamente la situazione e intraprendere le opportune azioni. **Di seguito sono descritti alcuni casi di esempio anche se non comprendono tutte le possibili casistiche.** ===== Fidanzati iscritti al Weekend Sposi. ===== Uno dei casi più frequenti è dato dalle coppie di Fidanzati che dopo qualche anno si iscrivono al Weekend Sposi. Se viene rilevata una duplicazione di anagrafica sarà visibile a sinistra l'anagrafica corrente (rosso) con i dati del Weekend Sposi attuale e lo stato "**Iscritto**", e l'altra anagrafica (blu) con i dati del precedente Weekend Fidanzati e lo stato "**Terminato**". In questo caso è facile intuire che l'iscrizione al Weekend Sposi ha determinato la duplicazione della anagrafica; per correggere questa situazione è necessario: - annotare i dati di iscrizione al Weekend corrente, in particolare l'indirizzo, i numeri di telefono, le email, le note di iscrizione. - eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente. - inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione "**Scegli coppia**" e cercare la coppia impostando la ricerca su "**Fidanzati**". - nella scheda anagrafica della coppia cambiare il "Tipo Anagrafica" da "**Fidanzati**" a "**Sposi**". ===== Fidanzati iscritti a due Weekend ===== Altrettanto frequente è il caso di coppie di Fidanzati che si iscrivono a due o più Weekend per carenza di posti. Talvolta è lo stesso Servizio Iscrizione a mettere in atto questa pratica per garantire una partecipazione alla coppia prima del matrimonio, altre volte sono le coppie che si rivolgo a zone diverse ottenendo una doppia iscrizione. A prescindere dalla correttezza o meno di questa pratica, è importante chiarire che **anche una doppia iscrizione deve essere riferita alla stessa anagrafica, mai ad una duplicazione di dati.** \\ In altre parole, la stessa coppia può essere iscritta a Weekend diversi, ma sempre con lo stesso codice di anagrafica. Mantenere la stessa anagrafica permette, fra l'altro, di rilevare la doppia iscrizione con appositi controlli e di segnalarla nel modulo iscrizioni in modo analogo a quello usato per le duplicazioni. Così i Servizi Iscrizione, anche se di Regioni diverse, saranno informati del fatto che quella coppia è iscritta anche ad altri Weekend. Se viene rilevata una duplicazione di anagrafica di questo tipo saranno visibili nel "Dettaglio" le due anagrafiche (l'anagrafica corrente in rosso e l'altra anagrafica in blu), entrambe con lo stato "Iscritto". In un caso come questo, in cui nessuna delle due anagrafiche ha più "storia" rispetto all'altra è indifferente quale delle due venga assunta per buona. Ciascuno dei Servizi Iscrizione può decidere di eliminare **la propria** (non è buona pratica intervenire sui dati di altre zone), e reinsere l'iscrizione agendo come segue: - annotare i dati di iscrizione al Weekend corrente, in particolare l'indirizzo, i numeri di telefono, le email, le note di iscrizione, potremmo avere più dati rispetto all'altra anagrafica. - eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente. - inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione "**Scegli coppia**" e cercare la coppia impostando la ricerca su "**Fidanzati**". ===== Sposi iscritti al Weekend Famiglia (o altri tipi di Weekend) ===== Anche l'iscrizione al Weekend Famiglia (o altri tipi di Weekend) è spesso occasione di duplicazioni, poiché sono ammesse sia coppie interne a IM, sia le nuove coppie. La situazione che si verifica in questi casi riporta l'anagrafica corrente (rosso) con il solo Weekend Famiglia e lo stato **Iscritto**, e l'altra anagrafica (blu) con tutti i Weekend precedenti. La scelta obbligata per il Servizio Iscrizione è ancora quella di: - Annotare i dati dell'iscrizione corrente. - eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente. - inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione "**Scegli coppia**" e cercare la coppia impostando la ricerca su "**Sposi**". ===== Ragazzo Choice iscritto a Weekend Gran Choice o Weekend Single ===== Meno frequente ma pur sempre possibile è il caso di un ragazzo/a che ha già partecipato ad un Week end Choice e decide di iscriversi ad un secondo Week end Gran Choice o Single. Se viene rilevata una duplicazione di anagrafica sarà visibile a sinistra l'anagrafica corrente (rosso) con i dati del Weekend attuale e lo stato "**Iscritto**", e l'altra anagrafica (blu) con i dati del precedente Weekend e lo stato "**Terminato**". In questo caso è facile intuire che l'iscrizione al Weekend attuale ha determinato la duplicazione della anagrafica; per correggere questa situazione è necessario: - annotare i dati di iscrizione al Weekend corrente, in particolare l'indirizzo, i numeri di telefono, le email, le note di iscrizione. - eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente. - inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione "**Scegli coppia**" (anche se non si tratta di scegliere una coppia) e cercare il partecipante impostando la ricerca sul tipo del precedente Weekend (es: "Choice"). - ignorare l'avviso a video "...la funzione si usa unicamente per inserire le coppie UDITORI..." in quanto stiamo gestendo una situazione di duplicazone. ===== Ragazzo Choice iscritto a Weekend Fidanzati e altri casi ===== Vi sono situazioni in cui la duplicazione riguarda anagrafiche che **non possono essere unite**, come ad esempio: * un ragazzo che ha fatto il Weekend Choice e si iscrive ad un Weekend Fidanzati. * un ragazzo che si iscrive a Choice ma ha qualche dato coincidente con i genitori che hanno fatto il Weekend sposi. * una persona vedova che ha fatto il Weekend Sposi e si iscrive ad un Weekend per Singoli. Il sistema di IM rileva la presenza di dati coincidenti e riporta l'anagrafica corrente (rosso) con il solo Weekend attuale e lo stato **Iscritto**, e l'altra anagrafica (blu) con tutti i Weekend precedenti. In questi casi il Servizio Iscrizione non può risolvere la segnalazione operando come descritto i precedenza poichè **nessuna delle due anagrafiche può essere eliminata** ed è giusto che rimangano entrambe. Le azioni possibili per il Servizio Iscrizione sono quelle di: * prendere nota dell'informazione per evidenziarla al Team se di interesse. * continuare ad operare poichè la segnalazione non ha alcun effetto sulla gestione delle iscrizioni e delle stampe. * la segnalazione può essere gestita (risolta) solo da un amministratore. * è corretto segnalare la cosa a help.intranet@wwme.it ma non è obbligatorio perchè la segnalazione è vista anche dagli amministratori.