gestionale:anagrafiche:anagrafiche-duplicate [Manuali e Guide di Incontro Matrimoniale]

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====== Anagrafiche duplicate ======
Allo scopo di mantenere la base dati coerente è importante evitare che si verifichino situazioni di duplicazione delle anagrafiche, cioè che siano registrati più volte i dati dello stesso soggetto.\\
Quindi è importante che i Responsabili dei Servizi Iscrizione prestino particolare attenzione a questo aspetto utilizzando in modo opportuno i due pulsanti "**Nuova coppia**" e "**Scegli coppia**" presenti nei moduli di "**Iscrizione/Conlusione Weekend**".\\

**Nuova coppia**\\
Il Servizio Iscrizione che iscrive una coppia al Weekend Sposi, e non ha elementi riguardo a precedenti esperienze con IM di quella coppia inserisce i dati con la funzione "**Nuova coppia**" determinando l'inserimento di un nuovo soggetto nel sistema di Gestione.

**Scegli coppia**\\
Il Servizio Iscrizione che iscrive una coppia al Weekend Sposi, ed è a conoscenza del fatto che la stessa coppia ha partecipato in precedenza ad altri eventi (es: al Weekend fidanzati) si avvale del pulsante "**Scegli coppia**", e imposta la scelta sul tipo Weekend "**Fidanzati**" per acquisire i dati della coppia già presente nella base dati.\\
Naturalmente i dati della coppia di fidanzati dovranno essere aggiornati con quelli della coppia attuale (Tipologia: Sposi, indirizzo di residenza unico, recapiti telefonici e email) ma l'anagrafica deve essere unica.

Le situazioni di doppio inserimento tuttavia possono capitare per vari motivi, e nel sistema di IM vengono effettuati opportuni controlli per mettere in evidenza i casi da verificare. 

===== Segnalazioni di "possibile duplicazione" =====

Il sistema rileva le situazioni di "**possibile duplicazione**" basandosi non solo sulla corrispondenza di nome e cognome, ma anche su numeri di telefono e indirizzi email. Le corrispondenze rilevate sono registrate in un elenco e segnalate per le successive verifiche.

<WRAP center round info 90%>
Va considerato che fra i dati gestiti non è presente un elemento univoco (quale potrebbe essere ad esempio il codice fiscale) che permetta di individuare rapidamente e con certezza la doppia registrazione dello stesso soggetto.\\
Il semplice confronto fra cognome e nome potrebbe risultare poco affidabile, considerando che il controllo va fatto su due cognomi e due nomi (lui e lei) aumentando la probabilità di fallire la corrispondenza.\\
Vengono pertanto confrontati anche **numeri di telefono** e **indirizzi email**, con la possibilità che siano rilevate corrispondenze anche fra soggetti diversi; per questo motivo usiamo il termine di "**possibile duplicazione**", perchè ogni segnalazione deve essere visionata e interpretata da un operatore. 
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Nel modulo di **Iscrizione/conclusione weekend** viene evidenziata al Servizio iscrizione la presenza di una "**possibile duplicazione**" attraverso un messaggio di colore rosso.\\
Un apposito pulsante in corrispondenza della anagrafica permette di consultare le informazioni di dettaglio e valutare se si tratta di **effettiva duplicazione** della stessa anagrafica oppure di una "**falsa segnalazione**" (es: due coppie che si iscrivono insieme e forniscono lo stesso numero di cellulare).

{{:gestionale:anagrafiche:segnalazione.png?800|}}



{{:gestionale:anagrafiche:dettaglio.png?400 |}}Selezionando il pulsante "**Dettagli**" viene riportata in primo piano la situazione delle anagrafiche che "**potrebbero riguardare lo stesso soggetto**".\\
Nella videata di dettaglio sono messi in evidenza:
  - l'**<color #ed1c24>anagrafica corrente</color>** (colore rosso), cioè quella presente nel Weekend che si sta gestendo;
  - l'**<color #00a2e8>altra anagrafica</color>** (colore blu), cioè quella presente nella base dati che potrebbe riportare i dati dello stesso soggetto.

Per ciacuna delle due anagrafiche rappresentate sono riportati:
  - **Il codice dell'anagrafica** per comprendere meglio il fatto che sono due elementi distinti pur riportando gli stessi dati, in particolare l'anagrafica corrente ha il codice riportato anche in alto accanto al titolo.
  - **Il cognome e nome dei soggetti** (coppie/religiosi/singoli), da cui è facile evincere se si tratta di "**falsa segnalazione**" o se si tratta di "**duplicazione**".
  - **I dati dei Weekend** a cui le coppie hanno partecipato o a cui sono iscritte; per comprendere quale anagrafica è presente da più tempo e va assunta anche per le nuove iscrizioni. 

===== Valutare le segnalazioni di "possibile duplicazione" =====
Va detto che non tutte le segnalazioni di duplicazione sono gestibili in autonomia dal Servizio Iscrizione, pertanto il criterio da adottare nella prima valutazione di una segnalazione è il seguente:

**La segnalazione rappresenta una duplicazione VERA (i nomi sono gli stessi) oppure i soggetti nelle anagrafiche sono evidentemente diversi per cui la segnalazione è manifestamente FALSA?**
  - in caso di segnalazione **manifestamente FALSA** inviare un messaggio mail alla casella [[help.intranet@wwme.it]] chiedendo di annullare la segnalazione e proseguire il normale lavoro di gestione del Week end. Le FALSE segnalazioni NON incidono sulla Gestione del Weekend e la produzione delle stampe.
  - in caso di segnalazione **VERA** (uno dei nominativi delle due anagrafiche oppure entrambi i nominativi sono effettivamente della stessa persona) fare un ulteriore valutazione: \\ **le due anagrafiche (vecchia e nuova) sono dello stesso tipo (entrambe riferite a coppie o entrambe riferite a singoli)?** \\ a) Se le due anagrafiche (vecchia e nuova) **sono dello stesso tipo** (Fidanzati/Sposi oppure Singolo/Religioso) il Servizio Iscrizione può eliminare quella appena inserita e utilizzare quella presente dal precedente Week end. \\ b) Se le due anagrafiche (vecchia e nuova) **NON sono dello stesso tipo** (Fidanzati/Choice oppure Singolo/Sposi) il Servizio Iscrizione NON può eliminare nessuna delle due anagrafiche e quindi si limita a segnalare la cosa a help.intranet@wwme.it come al puno precedente.
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ATTENZIONE! Anche nel caso di due anagrafiche di coppie (quindi dello stesso tipo), ma in cui solo Lui o solo Lei non sono la stessa persona (Fidanzato/a con un partner diverso) si adotta il criterio di segnalazione è **manifestamente FALSA**.
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Con questi elementi il Responsabile del servizio Iscrizioni dovrebbe riuscire ad interpretare correttamente la situazione e intraprendere le opportune azioni.

**Di seguito sono descritti alcuni casi di esempio anche se non comprendono tutte le possibili casistiche.**

===== Fidanzati iscritti al Weekend Sposi. =====

Uno dei casi più frequenti è dato dalle coppie di Fidanzati che dopo qualche anno si iscrivono al Weekend Sposi.
Se viene rilevata una duplicazione di anagrafica sarà visibile a sinistra l'anagrafica corrente (rosso) con i dati del Weekend Sposi attuale e lo stato "**Iscritto**", e l'altra anagrafica (blu) con i dati del precedente Weekend Fidanzati e lo stato "**Terminato**".

In questo caso è facile intuire che l'iscrizione al Weekend Sposi ha determinato la duplicazione della anagrafica; per correggere questa situazione è necessario:
  - annotare i dati di iscrizione al Weekend corrente, in particolare l'indirizzo, i numeri di telefono, le email, le note di iscrizione.
  - eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente.
  - inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione "**Scegli coppia**" e cercare la coppia impostando la ricerca su "**Fidanzati**".
  - nella scheda anagrafica della coppia cambiare il "Tipo Anagrafica" da "**Fidanzati**" a "**Sposi**". 
 
===== Fidanzati iscritti a due Weekend =====

Altrettanto frequente è il caso di coppie di Fidanzati che si iscrivono a due o più Weekend per carenza di posti. Talvolta è lo stesso Servizio Iscrizione a mettere in atto questa pratica per garantire una partecipazione alla coppia prima del matrimonio, altre volte sono le coppie che si rivolgo a zone diverse ottenendo una doppia iscrizione.


A prescindere dalla correttezza o meno di questa pratica, è importante chiarire che **anche una doppia iscrizione deve essere riferita alla stessa anagrafica, mai ad una duplicazione di dati.** \\
In altre parole, la stessa coppia può essere iscritta a Weekend diversi, ma sempre con lo stesso codice di anagrafica. 

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Mantenere la stessa anagrafica permette, fra l'altro, di rilevare la doppia iscrizione con appositi controlli e di segnalarla nel modulo iscrizioni in modo analogo a quello usato per le duplicazioni. 

Così i Servizi Iscrizione, anche se di Regioni diverse, saranno informati del fatto che quella coppia è iscritta anche ad altri Weekend. 
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Se viene rilevata una duplicazione di anagrafica di questo tipo saranno visibili nel "Dettaglio" le due anagrafiche (l'anagrafica corrente in rosso e l'altra anagrafica in blu), entrambe con lo stato "Iscritto".

In un caso come questo, in cui nessuna delle due anagrafiche ha più "storia" rispetto all'altra è indifferente quale delle due venga assunta per buona. Ciascuno dei Servizi Iscrizione può decidere di eliminare **la propria** (non è buona pratica intervenire sui dati di altre zone), e reinsere l'iscrizione agendo come segue:
  - annotare i dati di iscrizione al Weekend corrente, in particolare l'indirizzo, i numeri di telefono, le email, le note di iscrizione, potremmo avere più dati rispetto all'altra anagrafica.
  - eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente.
  - inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione "**Scegli coppia**" e cercare la coppia impostando la ricerca su "**Fidanzati**".

===== Sposi iscritti al Weekend Famiglia (o altri tipi di Weekend) =====

Anche l'iscrizione al Weekend Famiglia (o altri tipi di Weekend) è spesso occasione di duplicazioni, poiché sono ammesse sia coppie interne a IM, sia le nuove coppie.

La situazione che si verifica in questi casi riporta l'anagrafica corrente (rosso) con il solo Weekend Famiglia e lo stato **Iscritto**, e l'altra anagrafica (blu) con tutti i Weekend precedenti.

La scelta obbligata per il Servizio Iscrizione è ancora quella di:
  - Annotare i dati dell'iscrizione corrente. 
  - eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente.
  - inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione "**Scegli coppia**" e cercare la coppia impostando la ricerca su "**Sposi**".

===== Ragazzo Choice iscritto a Weekend Gran Choice o Weekend Single =====

Meno frequente ma pur sempre possibile è il caso di un ragazzo/a che ha già partecipato ad un Week end Choice e decide di iscriversi ad un secondo Week end Gran Choice o Single.
Se viene rilevata una duplicazione di anagrafica sarà visibile a sinistra l'anagrafica corrente (rosso) con i dati del Weekend attuale e lo stato "**Iscritto**", e l'altra anagrafica (blu) con i dati del precedente Weekend e lo stato "**Terminato**".

In questo caso è facile intuire che l'iscrizione al Weekend attuale ha determinato la duplicazione della anagrafica; per correggere questa situazione è necessario:
  - annotare i dati di iscrizione al Weekend corrente, in particolare l'indirizzo, i numeri di telefono, le email, le note di iscrizione.
  - eliminare l'anagrafica dal Weekend corrente.
  - inserire di nuovo l'anagrafica nel Weekend corrente, avendo cura questa volta di usare la funzione "**Scegli coppia**" (anche se non si tratta di scegliere una coppia) e cercare il partecipante impostando la ricerca sul tipo del precedente Weekend (es: "Choice").
  - ignorare l'avviso a video "...la funzione <SCEGLI COPPIA> si usa unicamente per inserire le coppie UDITORI..." in quanto stiamo gestendo una situazione di duplicazone.


===== Ragazzo Choice iscritto a Weekend Fidanzati e altri casi =====

Vi sono situazioni in cui la duplicazione riguarda anagrafiche che **non possono essere unite**, come ad esempio:
  * un ragazzo che ha fatto il Weekend Choice e si iscrive ad un Weekend Fidanzati.
  * un ragazzo che si iscrive a Choice ma ha qualche dato coincidente con i genitori che hanno fatto il Weekend sposi.
  * una persona vedova che ha fatto il Weekend Sposi e si iscrive ad un Weekend per Singoli.

Il sistema di IM rileva la presenza di dati coincidenti e riporta l'anagrafica corrente (rosso) con il solo Weekend attuale e lo stato **Iscritto**, e l'altra anagrafica (blu) con tutti i Weekend precedenti.


In questi casi il Servizio Iscrizione non può risolvere la segnalazione operando come descritto i precedenza poichè **nessuna delle due anagrafiche può essere eliminata** ed è giusto che rimangano entrambe.

Le azioni possibili per il Servizio Iscrizione sono quelle di:
  * prendere nota dell'informazione per evidenziarla al Team se di interesse.
  * continuare ad operare poichè la segnalazione non ha alcun effetto sulla gestione delle iscrizioni e delle stampe.
  * la segnalazione può essere gestita (risolta) solo da un amministratore.
  * è corretto segnalare la cosa a help.intranet@wwme.it ma non è obbligatorio perchè la segnalazione è vista anche dagli amministratori.
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